ಉದ್ಯಮಗಳ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿ-ಉಲ್ಲೇಖ ದಾಖಲೆಗಳು. ಅವರ ಉದ್ದೇಶ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗಳು

ಮಾಹಿತಿ-ಉಲ್ಲೇಖ ದಾಖಲೆಗಳು ಆಧುನಿಕ ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ಪ್ರಮುಖ ಅಂಶವಾಗಿದೆ. ಅವರು ಯಾವುದೇ ರೀತಿಯ ಮಾಲೀಕತ್ವದ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಮತ್ತು ಉದ್ಯಮಗಳ ಪುನರಾವರ್ತಿತ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವಾಗಿದೆ.

ಅರ್ಥ ಮತ್ತು ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು

ಮಾಹಿತಿ ಮತ್ತು ಉಲ್ಲೇಖ ದಾಖಲೆಗಳು ಪ್ರಾಥಮಿಕವಾಗಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ನೀತಿ ಇತರ ಪತ್ರಿಕೆಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಅಂಗಸಂಸ್ಥೆ ಮಧ್ಯವರ್ತಿ ಪಾತ್ರವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ . ಅವರು ಕಡ್ಡಾಯವಾಗಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಲ್ಲ, ಆದರೆ ಉದ್ಯಮದಲ್ಲಿನ ವಾಸ್ತವಿಕ ಸ್ಥಿತಿಯ ಕುರಿತು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಮಾತ್ರ ಒದಗಿಸುತ್ತವೆ, ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಮತ್ತು ಆದೇಶಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಅವು ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುವ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ವರದಿ ಮಾಡುತ್ತವೆ. ಮಾಹಿತಿ-ಉಲ್ಲೇಖ ದಾಖಲೆಗಳು ಒಂದು ವಿಶಿಷ್ಟ ಲಕ್ಷಣವನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ, ನಿಯಂತ್ರಣ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಅವುಗಳ ದಿಕ್ಕಿನಲ್ಲಿ ಕೆಳಗಿನಿಂದ, ಅಂದರೆ. ಸಾಮಾನ್ಯ ತಜ್ಞರಿಂದ ಇಲಾಖೆಯ ತಲೆಯಿಂದ, ತಲೆಯಿಂದ ಉಪ ನಿರ್ದೇಶಕ ಅಥವಾ ನೇರವಾಗಿ ನಿರ್ದೇಶಕರಿಗೆ. ಆದರೆ ವಿನಾಯಿತಿಗಳು ಇವೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ (ಸೇವಾ ಪತ್ರ, ಟೆಲಿಗ್ರಾಮ್, ಇ-ಮೇಲ್, ಇತ್ಯಾದಿ.) ನೌಕರರ ನಡುವೆ ಸಮನಾದ ಕರ್ತವ್ಯಗಳ ನಡುವೆ ಸಂವಹನವನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲು ನೆರವಾಗುತ್ತದೆ.

ಜಾತಿಗಳ ವರ್ಗೀಕರಣ

ಉಲ್ಲೇಖಗಳು ಮತ್ತು ವರದಿಗಳು, ಸಾರಾಂಶಗಳು, ಕಾರ್ಯಗಳು ಮತ್ತು ವಿಮರ್ಶೆಗಳು, ವಿವರಣಾತ್ಮಕ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು ಮತ್ತು ಪತ್ರಗಳು, ಟೆಲಿಗ್ರಾಮ್ಗಳು ಮತ್ತು ದೂರವಾಣಿ ಸಂದೇಶಗಳು ಸೇರಿದಂತೆ ಉಲ್ಲೇಖ ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿ ದಾಖಲೆಗಳು ಹಲವಾರು ವಿಧಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ. ಅವರ ವಿಳಾಸಕಾರನು ಆಂತರಿಕ ಮತ್ತು ಬಾಹ್ಯ ಎರಡೂ ಆಗಿರಬಹುದು. ಆದ್ದರಿಂದ:

• ಉಲ್ಲೇಖ ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಅಂದರೆ ಏಕಮಾತ್ರ ಕೋರಿಕೆಯ ಮೇರೆಗೆ ನೀಡಲಾಗುವ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪಾತ್ರದೊಂದಿಗೆ ಪೇಪರ್ಸ್ ಮತ್ತು ಒಂದು ಉದ್ಯೋಗಿ ಮಾತ್ರ ಕಾಳಜಿವಹಿಸುತ್ತದೆ;

• ವರದಿ ಮಾಡುವಿಕೆ ಮತ್ತು ಉಲ್ಲೇಖವನ್ನು ವಿಳಾಸದ ನಿಗದಿತ ಆವರ್ತಕತೆಯಿಂದ ನಿರ್ಧರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕೆಲವು ಪ್ರಮಾಣಿತ ರೂಪಗಳ ಲಭ್ಯತೆ, ಆವರ್ತನವು ತ್ರೈಮಾಸಿಕ, ವಾರ್ಷಿಕ, ವಾರಕ್ಕೊಮ್ಮೆ ಇರಬಹುದು;

• ಮಾಲಿಕ (ಒಂದು ಬಾರಿ) ಮತ್ತು ಆವರ್ತಕ (ನಿಯಮಿತ) ವಿನಂತಿಗಳ ಮೇಲೆ ವಿಶ್ಲೇಷಣಾತ್ಮಕವನ್ನು ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ, ಒಗ್ಗೂಡಿಸಿದ ಸ್ವಭಾವವನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ, ಸಾಮಾನ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು ನೆರವಾಗುತ್ತದೆ.

ದಾಖಲೆಗಳ ಏಕೀಕರಣ

ಮಾಹಿತಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ನೋಂದಣಿ ಸಂಯೋಜನೆ, ರಚನೆ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯವಿಧಾನವು ಪ್ರತಿ ಉದ್ಯಮದಲ್ಲಿ ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿ ನಿಯಂತ್ರಕ ಕಾರ್ಯನೀತಿ ನೀತಿಗಳಲ್ಲಿ ನಿರ್ಧರಿಸಲ್ಪಡುತ್ತದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಎಲ್ಲಾ ದಸ್ತಾವೇಜುಗಳನ್ನು ಸಂಯೋಜನೆ ಮತ್ತು ರೂಪದಲ್ಲಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಏಕರೂಪತೆಯನ್ನು ತರಲು ಕಡ್ಡಾಯವಾಗಿದೆ. ದಾಖಲೆಗಳ ಏಕೀಕರಣವು ಸ್ವರೂಪದ ಸೂಕ್ತ ಏಕರೂಪತೆಯನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವುದು, ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳ ಸಂಗ್ರಹಣೆ ಮತ್ತು ಸ್ಥಿರೀಕರಣ. ಯುನಿಫೈಡ್ ಎನ್ನುವುದು ಏಕರೂಪದ ಮಾನದಂಡಗಳು ಮತ್ತು ನಿಯಮಗಳಿಂದ ರಚಿಸಲ್ಪಟ್ಟ ವ್ಯವಹಾರ ಪೇಪರ್ಸ್, ನಿರ್ಧಾರ-ತಯಾರಿಕೆಗಾಗಿ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಮಾಹಿತಿ ಮತ್ತು ಉಲ್ಲೇಖ ದಾಖಲೆಗಳು ಒಂದು ವಿನಾಯಿತಿ ಅಲ್ಲ ಮತ್ತು ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣಕ್ಕೆ ಒಳಪಟ್ಟಿವೆ. ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸದ ಗುಣಮಟ್ಟವನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸುವ ಮತ್ತು ಸುಧಾರಿಸುವ ಸಲುವಾಗಿ, ಅವುಗಳ ಹುಡುಕಾಟ, ಸಿದ್ಧತೆ ಮತ್ತು ಮರಣದಂಡನೆ, ಸ್ವರೂಪಗಳನ್ನು ಬೆರಳಚ್ಚಿಸಿ, ಸಂಸ್ಕರಣೆಯ ಸಂಕೀರ್ಣತೆಯನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಮತ್ತು ಪ್ರಗತಿಶೀಲ ವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಲು ಮತ್ತು ಬಳಸುವ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಏಕೀಕರಣವನ್ನು ನಡೆಸುವುದು ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ. ಯು.ಎಸ್.ಡಿ ಮತ್ತು ಒ.ಸಿ.ಎಸ್.ಇ ಯ ಸಂಘಟನೆ ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಣೆಗಾಗಿ ಪೋಷಕ ಸಂಘಟನೆಗೆ ಸಂಘಟನೆಯ ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ ಮತ್ತು ಏಕೀಕರಣದ ನಿಯಂತ್ರಣವನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ.